查看书中的实际表示例之前，最好牢固掌握在使用数据库(特别是Access 数据库〉过程中遇到的术语。Microso位Access 遵从了传统的数据库术语。数据库、表、记录、字段和 值等术语表明了从最大到最小的层次结构。

1.1.1 数据库
一般来说，若数据库一词是-个计算机术语，表示关于某个话题或者业务应用程序的信息集合。数据库可以帮助您以逻辑的方式将这些相关信息组织在一起，便于进行访问和检索。

数据库并非仅限于计算机。还有人工数据库，我们把它们称之为人工文件编排系统或者人工数据库系统。这些文件编排系统通常由人、文件、文件夹和文件柜组成，其中文件是人工数据库系统的关键。在真实的人工数据库系统中，可能正在使用输入/输出柜和某些类型的正式文件编排方法。可以通过打开文件柜、取出文件夹和找出需要的文件来进行人工信息访问。用文件形式进行输入，也许使用打字机。可以通过人工分类文件或者通过从多个文件向-个文件复制不同信息来人工获取信息(甚至是复制到Excel 电子表格中〉。还可以使用电子表格或者计算器来分析数据，或者是以新奇的方式将数据显示出来。

Access 数据库只是纸制文件编排系统中文件编排功能和检索功能的自动化版本。Access 数据库将信息存储在一个仔细字义的结构中。Access 表可以用各种形式存储数据，从简单文本行(例如姓名和地址)到诸如图片、声音和视频图像等复杂的数据格式。以一个精确并且已知的格式来存储文件可以使像Access 这样的数据库管理系统(database management system, DBMS) 将数据转变为有用信息。

在Access 数据库中，表的作用相当于主要的数据存储库。查询、窗体和报表提供了数据的访问途径，使用户可以添加或提取数据，并通过有效的方法呈现数据。大多数开发人员都向窗体或者报表添加宏或者Visual Basic for Applications (VBA) 代码，使其应用程序更易于使用。

像Access 这样的关系型数据库管理系统(relational database management system, RDBMS)可以在相关表中存储数据。例如，一个包含员工数据(姓名和地址〉的表有可能会与-个包含工资单数据(发放日期、发放数量和校验数)的表存在关系。查询允许用户提出有关这些相关表的复杂问题(例如" 2007 年发给Jane Doe 的工资总额是多少?")，查询结果可以通过屏幕上的窗体或打印报表显示出来。

在Access 中，盘好F言是用于数据和相关对象的总体容器。但是它绝不仅仅是表的集合，数据库中包含了很多对象，包括查询、窗体、报表、宏和代码模块。

Access 一次运行一个单独的数据库。打开Access 时，一个单独的数据库就会展现出来并可使用它。可以同时打开几个Access 副本来使用多个数据库。

很多Access 数据库包含儿百个甚至几千个表、窗体、查询、报表、宏和模块。除一些特殊情况外， Access 2007 数据库中的所有对象都存在于一个扩展名为accdb ， . accde 或.adp 的单独文件中。

.adp 文件格式是→种特殊的数据库格式， Access 将其用作前端来处理sql server 数据。

1.1.2 表
一个表就是一个用于原始信息(称为挺好)的容器，这与人工文件编排系统中的文件夹非常类似。Access 数据库中的每个表都包含了关于单个实体的信息，例如-个人或者一种产品，并将数据组织到行和列中。

在本章后面的"5步骤设计方法"中，会了解到规划Access 表的成功技巧。在第2 章和第3章中，将了解到管理关系型表设计的重要规则，以及如何将这些规则加入到Access 数据库中。这些规则和指导原则可以确保应用程序实现最佳的性能，同时也会保护表中所含数据的完整性。

事实上，以抽象的方式考虑自应用程序所管理的对象是非常重要的。由于每个Access 表都定义了一个实体，所以必须把表当做实体。设计和构建Access 数据库时，或者是在使用一个现有应用程序时，都必须考虑到表和其他数据库对象是如何表示由数据库管理的物理实体的。

创建表后，就可以用类似电子表格的形式查看表，即聋'ttf!衰- ，其中包含了行和列(分别称为记录和字段， 参见下一小节"记录和字段勺。图1-1 显示了Access Auto Auctions 应用程序中Contacts表的数据表视图。


图1-1 以数据表形式显示的表

Contacts 表表示了使用Auto Auction 的人员。注意表如何划分为水平的数据行( 从左到右)和垂直的数据列( 从上到下)。每一行( 或者记录〉都定义了一个单独的联系人，而每一列( 或者字段)代表着有关联系人实体的一类信息。

例如， tblContacts 的顶行包含了描述John Jones 的数据，包括他的名和姓、他的住址和他所在的公司。描述Mr. Jones 的每一部分信息都是一个字段(FirstName 、LastName 、Address 、Company ， 等等〉。多个字段组合到一起后构成了记录，而记录组合到一起后就构成了表。

Access 表中的每个字段都包括很多属性，它们指定了字段中所包含的数据类型，以及Access应该如何处理该字段的数据。这些属性包括字段名( LastName ) 和字段中的数据种类( text ) 。

字段也可能包括其他属性。例如，"字段大小"属性告知Access 可以为一个人的姓输入多少字符(可以在第2 章了解到更多有关字段和字段属性的内容)。

1.1.3 记录和字段
如图1-1 所示，数据表分为行( 称为记录〉和列( 称为字段)，第一行(每一列顶端的标题)包含了数据库中的字段名。每一行都是一个包含字段的单独记录，而这些字段与记录密切相关。

在人工系统中，行是很多单个的窗体( 纸张)，而字段则与需要填写的打印表中的空白区相似。

1.1.4 值
值位于行( 记录) 和列( 字段〉的交叉点，即实际的数据元素。例如，第一个记录中的名字John 代表着一个数据值。可能会提出一些问题，例如，是什么导致了该行与表中的其他行有所区别?在同一个表中是否有可以存在着另外一个John Jones?如果存在着多个John Jones ，数据库如何区分它们?