如果您是数据库新手(或者是经验丰富的数据库用户)，需要在开始构建Access 数据库前了解一些关键的概念。Access 数据库包含了7 种顶级对象，这些对象由使用Access 时所需的数据和工具组成。

表:保存实际数据。
查询:搜索、排序和检索特定数据。
窗体:以自定义的格式输入和显示数据。
报表:显示和打印格式化数据。
页面:在公司内部网发布数据。
宏:不需要通过编程来实现任务的自动化。
模块:包含使用Visual Basic for Applications (VBA) 编程语言编写的程序。

1.3.1 数据表
数据表是在Access 中查看数据的方法之一。尽管数据表本身不是数据库对象，但它却可以通过类似于财务电子表格或者ExceI 工作表的格式显示表中的记录列表。数据表将数据显示为一系列的行和列(相对Excel 电子表格而言)。数据表还可以用信息的原始形式显示该信息。数据表视图是显示所有记录中所有字段的默认模式。

可以用键盘上的方向键在数据表中滚动查看。也可以在数据表内显示其他表中的相关记录。另外还可以更改所显示的数据。

警告:进行更改或者允许用户修改数据表格式的数据时应该谨慎.更新数据表记录后，就会永久史改底层表中的数据.

1.3.2 查询
查询可以从数据库中提取信息。查询可以选择并定义满足某一条件的一组记录。许多窗体和报表都基于查询，在显示数据显示前先对数据进行筛选。另外，经常从VBA 程序中调用查询来更改、添加或者删除数据库记录。

例如，一个Auto Sales 办公室员工可要求数据库"按字母顺序显示出所有居住在Massachusetts州并且已经在过去的半年中购买了一些产品的客户，并按客户名对显示的内容进行排序"或者"显示出在过去半年中购买了价值3.5 万美元或以上汽车的所有客户，并且先按客户名，然后按汽车价值排序显示他们"。

不用以英语提出问题，而是用示例查询(query by example, QBE) 方法。在QBE 设计窗口中输入指令时，查询会将该指令转换为结构化查询语言( Structured Query Language , SQL) 并检索所需的数据。第4 章介绍了QBE 设计窗口以及如何构建查询。

在第一个示例中，查询首先使用相关的字段Contact ID (表间的公共连接)把来源于Sales 和Contact 表的数据结合起来。然后，检索名、姓和想了解的其他任何数据。接着Access 开始筛选记录，只选择销售日期在半年以内的值。查询首先将产生的记录按照联系人的姓和名进行排序。最后，记录就出现在了屏幕上的数据表中。

在第二个例子中也进行了类似的操作E 使用销售、联系人、发货单和产品并且应用的搜索条件是在Description 字段中出现购买的车辆及其Price 宇段中的值大于或者等于3 .5万美元。运行完查询后，产生的记录集可以用窗体的形式显示在屏幕上或者打印为报表。这样，用户访问的数据将仅限于符合该标准的返回记录。

1.3.3 数据输入和显示窗体
数据输入窗体可以帮助用户快速、轻松和准确地将信息输入数据库。与数据表相比，数据输入和显示窗体提供了更加结构化的数据视圈。通过该结构化视图可以查看、添加、更改和删除数据库记录。通过数据输入窗体输入数据是将数据放入数据库表最为常见的一种方式。

数据输入窗体限制了对表中某些字段的访问。数据添加到数据库表之前，窗体也可以检查这些数据的有效性。

多数用户更偏重于将数据输入窗体中，而不是在表的数据表视圈中输入数据。数据输入窗体有些类似于常用的文件文档，可以协助用户完成数据输入任务。窗体通常可以指导用户完成正在更新的表中的字段，使数据输入不言自明。

只能显示的界面和窗体仅用于查询目的。这些窗体允许显示给定表中的某些字段。仅显示某些字段意味着可以限制用户访问敏感数据，同时又允许用户查询其他字段。

1.3.4 报表
报表以打印格式来呈现数据。Access 支持几种不同类型的报表。报表可以列出给定表中的所有记录(例如客户表)，或者仅列出符合某个标准的记录，例如居住在Washington 州的所有客户。通过只选择报表所需记录的查询来完成这种报表。

报表可以结合多种表来呈现不同数据集间的复杂关系。例如打印发货单。可以访问客户表来获取客户的名称和地址(及其他相关数据)并与销售表中的记录相关联，以打印出所定购产品的单个项目信息。接着可以指示Access 来计算总值并将它们以特定的格式在窗体中打印出来。另外，还可以利用Access 将记录输出到发货单报表，这是汇总了发货单信息的打印文档。

提示:设计数据库表时，务必记住要打印的所有信息类型.这样确保可从数据库表中得到各类报表中所需的信息.

1.3.5 设计系统的对象
要创建数据库对象，例如表、窗体和报表，首先要完成一系列称为设计的任务。设计得越好，应用程序运行的就更好。对设计考虑的越透彻，完成系统时的速度就会越快。设计过程不一定就是坏事，其目的也不是生成大量的文档。设计一个对象的惟一目的就是生成-个在实施过程中需要遵从的明确路径。