任务:打造个人图书管理系统

任务描述:本文目的是通过Access建立一个个人图书管理系统(可包含音乐CD、数据光盘等电子书)，帮助我们管理好每一本图书。这个数据库可以记录每本书的基本资料，能随时增加或删改图书记录，还可以按照不同条件快速查找个人藏书的各种信息。如果同学、朋友之间都能建立起这样一个数据库，将数据库合并后，俨然就是一个小型图书馆，通过查询可以看看自己需要的图书是否有人买了，如果有的话则可以借阅一下，不必再重复投资。

注:本例使用的是Access 2003版，其他版本操作步骤大同小异。

给数据搭建一个“库房”

首先要建立一个空的“库房”(数据库)，然后才好往里面装入数据。

第一步:启动Access 2003，单击菜单命令“文件→新建”(或单击工具栏上第一个“新建”按钮)，在右侧“新建文件”窗格中单击“空数据库”项。

第二步:在打开的新建对话框中设置好文件名及保存路径，本例命名为“个人图书管理”，接着单击“创建”按钮(见图1)，一个新的数据库就创建好了。

 

 

用“表”规划与存储数据

房子建好了还需要装修一下，才能达到更好的居住效果，数据库也一样，建好了也得好好规划一下，以便保存不同类型的数据。在Access中，“表”是规划数据库的核心，其主要作用是按照一定结构保存所有数据，其他如查询、报表等操作都需在此基础上才能完成。

第一步:首先规划一下表结构。图书信息有很多，本例仅仅是一个演示，因此本例创建的图书基本信息数据表只设置了序号、书名、作者、出版社、购买日期、定价、图书类别、介质和内容简介等几个字段。

第二步:如图2所示，单击数据库主窗口左侧“对象”下的“表”按钮，接着双击右侧的“使用设计器创建表”项打开设计视图窗口，在“字段名称”的单元格中输入字段名，单击其右侧的“数据类型”单元格，从下拉列表中为每个字段设置一种类型。本例中，序号选“自动编号”，购买日期选“日期/时间”，定价选“货币”，内容简介选“备注”，其他都选择的是“文本”。可以在窗口下面的字段属性中对数据类型进行具体的设置，比如“文本”数据类型的默认长度是50个字符，遇到长书名时就不够用了，所以可在其常规项中将“字段大小”改为255，而像作者名，20个字符肯定够了。

第三步:设置好所有字段及数据类型后，数据表框架就算完成了。Access建议每个数据表都要设置一个主键字段，这样才能定义与数据库中其他表间的关系。用鼠标在“序号”单元格中点击一下，然后再单击工具栏上的钥匙图标，就可以把此字段设置为主键了。按Ctrl+S快捷键保存一下，第一次保存数据表将会弹出一个另存对话框，输入数据表名称(本例为“图书基本信息”)后确定即可。

 

 

   第四步:关掉设计视图窗口，这时会在数据库主窗口中看到刚才保存的“图书基本信息”表，双击打开它进入数据表视图窗口，现在就可以往数据表中添加数据了。数据输入方法与在Excel中相似，先用鼠标点击一下某单元格再输入即可，按Tab键或回车键可快速进入下一个单元格中，按上下左右箭头键也可快速在不同单元格中切换。

序号字段选择的是自动编号类型，这里不用手工输入，软件会自动按顺序填写数字的；购买日期字段选择的是日期／时间类型，比如输入“04/10/2”或“04-10-02”，它都会自动转换成标准格式“2004-10-2”；定价字段选择的是货币类型，输入数字回车确定后，会自动加上符号“￥”(见图3)。

 

 

小提示

文本与备注类型，都是用来保存字符信息的，不过文本类型最多能保存255个字符，而备注类型最多达到6万多字符，大家可根据字段的属性进行选择。

第五步:图书的类别，各人可根据自己的实际情况划分，比如笔者将自己的所有图书大致归为计算机、文学、艺术、英语、饮食、哲学、历史、娱乐休闲、其他共九大类。对于这些项目有限的数据，可以将其制作成列表，输入时只要用鼠标选一下就可以了。

(1)双击“使用设计器创建表”创建一个新的数据表，命名为“分类”，只设置一个字段:类别名称。保存时会提示你设置主键，单击“否”不设置。关掉设计视图，双击打开该数据表，如图4所示分别输入图书的类别。

(2)在数据库主窗口右侧点选“图书基本信息”表，再单击“设计”按钮进入设计视图窗口。点击该表中“图书类别”字段，然后点击字段属性下面的“查阅”选项卡，点击“显示控件”后面的输入框，在下拉列表中选择“组合框”，然后将“行来源类型”设置为“表／查询”，再点击“行来源”后面的输入框，从下拉列表中选择刚才建立的“分类”表。

 

 

(3)按Ctrl+S键保存，再单击数据库主窗口上的“打开”按钮进入数据表视图窗口，此时再点击“图书类别”字段，会显示一个下拉按钮，单击它弹出列表，点选相应的图书类型就可以了，非常方便(见图5)。以同样方法还可以为其他字段设置下拉列表，比如介质可设置为“纸质”、“CD”、“硬盘”项，创建一个名为“介质”的新表，再按上面的方法把它与“图书基本信息”表中的“介质”字段绑定就可以了。

 

 

用窗体给数据穿上漂亮的外衣

当需要输入的数据量很大时，在表格中输入既不方便也容易出错。这时可借助Access的窗体功能，使数据输入更为直观、方便。

第一步:在数据库主窗口左侧单击“窗体”按钮，然后在右侧双击“使用向导创建窗体”打开向导窗口(见图6)。在“表／查询”下拉列表中选中“表:图书基本信息”，然后单击中间的“>>”按钮将“可用字段”中的所有字段都加到“选定的字段”中。

 

 

第二步:单击“下一步”，接下来的窗口用来设置窗体的排列方式，这里就选择“纵栏表”。再单击“下一步”，选择窗体的显示样式，笔者觉得“混合”样式比较好看，所以选择了该项。继续单击“下一步”，为窗体指定一个标题，这里用默认的“图书基本信息”就可以了。最后单击“完成”按钮，结束窗体的创建。

第三步:默认情况下创建完成后窗体即会自动打开，就可以输入数据了。也可以在数据库主窗口的“窗体”项中，双击刚才建立的窗体打开它。如图7所示，在这样的界面中输入数据是不是方便了很多。按Tab键、回车键、上下左右箭头键可以在各个输入框中快速切换。输入完一条记录后，会自动进入下一条记录，也可以通过它下面的多个导航按钮在所有的图书记录中进行浏览、修改。

 

 

查询:获得问题的答案

数据库的特长就在于它的快速检索功能，在Access中通过设置条件，可以快速查找出符合要求的图书记录，比如2003至2004年买过什么书，30到40元之间的都有哪些书，某个出版社或某位特定作者的书等。下面以找出藏书中所有英语类的图书为例，一窥Access强大的查询功能。

第一步:在数据库主窗口左侧单击“查询”，在右侧双击“在设计视图中创建查询”项。将会显示查询设计视图窗口，并且会弹出一个“显示表”对话框。点选前面创建的“图书基本信息”表后单击“添加”按钮将其加到查询设计视图中，最后单击“关闭”按钮退出“显示表”对话框。

     第二步:如图8所示，单击“表”行的单元格，从下拉菜单中选择前面创建的“图书基本信息”表，然后单击其上的“字段”行单元格，选择该表中的“书名”字段，确保“显示”行的复选框为选中状态，表示这个字段在最终的查询结果中将显示出来。以同样的方法添加其他想要显示的字段，最后再加上“图书类别”字段，取消其“显示”行中复选框的选择(最终查询结果将不显示该字段)，并在“条件”行输入关键词”英语”(英文双引号)，表示筛选出该字段值为“英语”的所有记录。

 

 

第三步:按Ctrl+S键保存，第一次保存会弹出“另存为”对话框，输入查询名称(如“英语书”)后确定。关掉查询设计视图窗口，会发现查询列表中多出了“英语书”一项，双击它就会惊奇地发现，数据库中图书类别为“英语”的图书记录都显示出来，并且每个记录只显示出我们所关心的那几个字段。

以后你在数据表中追加更多的记录时，随时双击刚才所创建的查询“英语书”，它都能找出所有英语类别的书来。当然，查询只是对数据表中的数据进行重组而已，它本身并不会改变表中的数字。

第四步:如果你觉得查询结果显示太老土，可以用窗体的形式来显示结果，制作方法与前面的一样，只是在“表／查询”下拉列表中一定要选中“查询:英语书”项。

本文只是一个简单的实例，主要是为了打破你对Access的陌生感，其实有很多功能我们都没有涉及到，比如打印报表、生成网页数据库以及使用VBA编程实现更多更复杂的功能等。以后有机会，我们会介绍更多Access方面的有用实例。