自考《商务交流（二）》章节重点：第10章

　　组织和参加会议

　　一、会议主席有哪些职责?

　　1、主持会议：主持会议、维持会议秩序并确保小组的积极工作;

　　2、会议控制：控制应当着眼于建立行为标准，并在必要时进行调整。作为有效的会议主席应遵循以下五个基本原则：决定讨论主题;明确讨论范围;确保人们围绕主题依次发言;尽可能做到公正、尽全力避免与会者的争论;确保其他成员了解会议的进展情况。

　　3、引导：必须能够发起会议，并确保以良好的秩序进行主题的问题的讨论。

　　4、促进讨论：1)主席应当经营以提出恰当问题的方式激励与会者(掌握提问技巧)

　　2)提出简短的问题;3)采用紧扣主题的问题;4)采用只涉及一个方面的问题。

　　5、会议主席应付“隐密议程”：应努力保持讨论集中，而不使其演变成与会者之间的个人冲突，必须妥善理解群体成员中的隐秘议程，竞争和偏激的发言，否则人际关系和情绪将转移群体注意力，影响会议任务的完成。

　　6、作出决定：除了正式的投票表决方式，主席应采取一致同意的方法，恰如其分地引出解决问题的最佳方案。

　　7、会议结果后，主席的责任是确保备好会议纪要和会议决定的后续行动计划。

　　二、群体决策包括多种方法，解释每种方法及其优缺点?

　　1、权威决策法：由主席决定;快速、高效;但是成员可能没有表态或赞成;

　　2、多数/投票表决决策法：一般认为比较公正;投票时机很关键;可能分裂群体成员;少数人会不同意，因此可能不承担责任;

　　3、趋同决策法：根据群体的大致倾向决策;成员高度参与;过长(要求听取所有成员的意见，尽管他们实际上尚未形成明确观点);或许有时难以达到。

　　4、达成一致决策法：每个人都完全同意;难以达成一致，实际上通常不必如此。

　　三、列出积极的会议参与者应具备的特征：

　　1、态度：树立对会议的积极态度，敞开思想并听取别人的意见;

　　——参与会议能为你提供各种机会：

　　1)受益于别人的知识和观点;2)从同事的背景和经历中获取最大量的信息;

　　3)对所执行政策和决策的参与感;4)更好地了解和正确评价你的同事，在你们中间形成团队工作精神;5)与别人交换你的个人思想;6)以别人的眼光评价你的个人观点、信念和态度。

　　2、准备：保证自己做好准备和了解会议主题;

　　3、认识群体过程：对“群体过程”和群体功能的认识有助于树立正确的态度更好的参与。

　　——有效的会议参与者的特征：

　　1)简要了解背景情况，了解会议背景。

　　2)准备适当的提问。

　　3)注意交流障碍的存在，努力克服他们;

　　4)准时出席，参加全过程。

　　5)具有辩证和分析地思考的能力，具有合作与调解的愿望，以实现群体目标;

　　6)有能力和意愿以适应别人的语言，清晰扼要地讲话;

　　7)能根据会议要求发言;8)敞开思想，积极听取别人的意见。

　　四、在一次会议中，你应何时参与?

　　1、准备好即时参与;2、分几次发言，而不是一次把话都说完;3、保持灵敏状态，准备发言。

　　五、起草会议通知。

　　(评分说明：列出会议名称1分，列出日期、时间、地点1分，列出会议参加者或相关事宜1分)

　　六、拟订一份正式的会议议程的顺序。

　　1、选出主席和工作人员

　　2、会议通知

　　3、宣读上次会议纪要。阅读通过(通常由秘书)，然后由主席签字;

　　4、自上次会议之后出现的问题。

　　5、主席致开幕词。

　　6、 提前召开这次会议的原因。

　　7、上次会议留下事项;

　　8、正式议程项目。

　　9、委员会和工作单位报告;

　　10、在可能时提议讨论、建议者和依次发言名单;

　　11、预先提出并列在议程中的其他事项;

　　12、下次会议日期;

　　13、任何其他业务

　　14、感谢主席(在一般会议上不常见);

　　15、主席答谢(同上);

　　16、主席宣布会议闭幕。

　　起草一份会议议程，请结合案例要求，参考书本和自学辅导书p40页上面的模板格式。

　　七、议程计划步骤是什么?

　　1)根据上次会议列出突出问题; 2)通过预期目前发展和与会议成员联系，提出商务中的新议题;

　　3)选择重要议题; 4)避免包括过多的“新问题”;

　　5)将例行项目放在开始; 6) 按逻辑关系排列关键项目;

　　7)根据可用时间和与会者情况安排项目;8)用数字排列项目;

　　9)交叉参考上次会议的议题;10)要求明确提出下次会议的细节，在议程结尾列出“下次会议日程”;11)指定需要的附加文件或将它们包括在议程中;12)与主席讨论通过议程;

　　13)将议程草案交付打印，也可能由你自己打印;14)校对打印搞;

　　15)附带上次会议的备忘录，将文件和有关文章发送所有应出席会议人员。

　　八、在会议之前、会议期间和会议之后制作备忘录的要求?

　　1、会议之前：1)、寻找如何做此事的习掼或指导;2)与主席核实一下是否有专用格式。

　　2、会议期间：1)记录资料、时间和会议地点;

　　2)记录出席会议人员，收到谁的“缺席致歉”;

　　3)识别讨论题目;有条件的话，使用议程为指导;

　　4) 按照会议首先处理例行项目的惯例——宣读上次会议的备忘录并签字，备忘录提出的问题和达成的协议;

　　5) 计划基于简要题目的记录，这类标题可摘自主题，或讨论、决策和拟定行动的摘要，包括时间和参与者;

　　6) 编排每项记录的参考号;7) 跟随会议进程;8) 及时澄清重点的和含糊不清的观点;

　　9) 以摘记形式书写，避免逐字地记录，除非要求如此;10) 使用简短的句子和段落。

　　3、会议之后：1)会后立刻清楚地起草备忘录;2)与其他人核对——可能是与主席;3)在会议两天内采用清晰的格式打印;4) 仔细校对打印稿;5) 将备忘录发送给出席和原应出席会议的人员，以及任何需要知道情况的人;必要时发送修正稿;6) 仔细将备忘录存档——组织内可能有备忘录存档规定，你应当了解和执行;7) 核查对行动的监督和后续行动。

　　4、避免做的事：1) 试图主持会议和记时，指定别人记时;

　　2) 讨论速度过快，使你不能准确记录;

　　3) 在你对发言的转译中夹杂自己个人的偏见或观点

　　4)备忘录中插入太多人名;

　　5) 包括未解释的缩写和术语，潜在阅读者对此不熟悉;

　　6) 拖延起草备忘录——忘记发生了什么;

　　7)过分受成员地位影响;仅因为是你的上司，不意味着你必须记录他们说的每一个字;

　　8) 忘记确认下次会议的日期、时间和地点。

　　九、视听会议与传统会议相比，其优缺点?

　　优点：1、成本：租演播室召开一小时的电视会议比从各地召集人们一起开会要节省10倍

　　2、即时：在较短时间内通知开会;

　　缺点：1、气氛：失去大部分感觉别人身体语言等信息的能力;

　　2、交往：没有在会前和会后交谈或更多谈判的机会;

　　3、连续性：实践中，会议很呆板，因为每人不得不等候摄像机对准他们轮流发言。

　　十、召开成功的电话会议，主席的责任以及参与者的责任?

　　对主席的提示：

　　1、提前把议程传真给每个人，详细说明讨论主题和与会者情况;

　　2、同时提前用传真发送文件和需要参考的资料;保存每人的传真号码，以便于在会议期间发送必要的补充资料。

　　3、每人上线后马上点名;

　　4、对与会者讲话总是报出姓名，以保证相应的人能听到你的评论;

　　5、不时进行小结，保证使每人跟上进程;

　　6、注意哪些人尚未发言，吸引他们参与会谈。

　　对参与者的提示;

　　1、不要和别人同时讲话;发言前稍等片刻，以确认别人真正讲完了;

　　2、当你提出问题时，明确提问对象;

　　3、 总是应答别人的提问，即使你没有现成答案;

　　4、不要在同一个房间举行附带会议而未告诉主席，也不要使用你的电话的弱音和密码键。