自学考试《管理信息的收集与处理》章节试题：第9章

　　第九章 秘书事务辅助与信息工作

　　(一)机关值班及电话处理中的信息工作

　　1.(1)值班工作中信息处理的重要性;

　　值班工作在组织内外沟通联络中具有不可替代的作用。机关值班工作的重要任务之一就是保证管理信息系统全天候畅通。无论在什么情况下，下级报送的信息，上级机关及领导人的指示，以及外部的有关重要情况等，都要通过值班室或值班秘书，迅速准确的传达到位。如果说秘书机构是组织管理信息网络的枢纽的话，值班室和值班秘书的信息处理，则是这一信息枢纽保持持续运转的关键。

　　(2)市长公开电话的作用。

　　市长公开电话是政府密切联系群众、了解社情民意、转变领导作风、提高办事效率的重要信息渠道。正确有效地处理市长公开电话信息，是关系到领导、领导机关与群众关系，关系到人民群众切身利益的大事，具体操办的秘书人员，必须尽职尽责。

　　2.(1)值班工作信息处理的基本内容;

　　一是要全面、准确地把握各种信息渠道。二是要随时准确把握领导者活动踪迹，做到无论领导出差还是到下属单位检查工作，都能保持联络，在有重要情况时，及时与领导沟通。三是要确保组织内部和外部信息沟通的连续性、快捷性，无论是节假日还是下班以后。四是要做好值班记录，以作为向领导汇报的依据。五是要建立健全值班信息处理制度，对各信息渠道传递来的信息要按规范的程序进行处理，做到职责奉命，避免出信息差错和失误。六是要注重保密，对有关奢糜的信息、情况和文件，严格按保密规定办事。七是对重要情况要采用“特事特办”“急事急办”的特殊处理方法。一方面要及时向主要领导人汇报，一方面要紧急处理，减少损失。

　　(2)传递电话信息的有效性;

　　对要报告给领导的一般性电话内容，不必一次电话报告一次，可采取集中汇报的方式;对最重要的、紧急的电话信息，必须及时汇报;对自己可以答复的电话，可以自行回答，不必打扰领导;对必须由领导决定的内容，必须请领导决定。

　　(3)电话信息分类处理的要求;

　　对必须由领导处理的电话，应转报给领导处理;对职能部门权限范围内的电话，应转给职能部门处理;对一般的电话，秘书了解情况的可自行处理。特别要注重按职能分工将电话信息进行分类处理，要避免处理过程中的事权交叉和相互扯皮的低效现象的发生。

　　3.(1)值班工作中信息处理要领。见2.(1)。

　　(2)秘书使用电话沟通要领。

　　一是要注重电话传递信息的准确性;二是要注重传递电话信息的有效性;三是要注重电话信息的分类处理;四是要特别做好市长公开电话的信息处理工作。

　　(二)接待及领导人活动安排中的信息工作

　　1.(1)领导人活动安排的信息工作环节;

　　秘书在协助领导人安排公务活动的过程中，必须做好信息的收集、处理和储存工作。

　　秘书在协助领导人具体安排领导人公务活动的工作中，一般要做好邀请领导人参加公务活动的呈批工作、领导活动的前期准备工作、领导活动现场组织和服务工作、领导活动的现场组织和服务工作、领导公务活动结束后的总结和后续工作等环节上的具体事务。

　　在领导出席公务活动的前期准备中，要根据公务活动内容和对方的要求等信息，秘书要拟定具体的方案，包括具体参见哪些活动的细节，都要有充分的准备。

　　在领导人公务活动的现场，秘书也要做好有关的情况记录，要与到场的新闻单位联系，了解有关报道信息，特别是对领导人讲话的报道，一般应交领导审阅。

　　领导人出席公务活动结束后，秘书要对活动情况进行总结，包括活动概况以及有关重要细节的整理，经验教训的书面整理，包括有关文件等。

　　处理公务活动中的庆典、会议等外，秘书还要协助领导人安排调查研究、视察等外出公务活动。

　　(2)来客接待信息库的作用。

　　以促进加强合作，加深了解，为组织经营管理提供服务，也有利于提高接待工作的质量。

　　2.(1)来客接待的信息工作内容;

　　要按照组织运转的特征和需要，做好来客信息的预测。

　　要准确把握来客到达的交通工具。

　　要待来客安顿好处所以后，准确了解来客的目的，共商有关活动的日程，并与有关领导和有关部门沟通，具体确定活动日程。

　　要了解来客返程时间、返程路程、返程交通工具及班次、预先做好订票和送站准备。

　　要了解来客在本单位期间的实际困难。

　　要在来客接待中，留心收集有关外地、外单位的有价值的信息。

　　要做好来客接待的登记和记录工作，特别是对重要客人的单位、联系方式等。

　　要建立来客接待的信息资料库，对经常往来的来客和单位以及有合作前景的中外客人的有关信息要注意积累。

　　(2)领导出席公务活动前期准备的信息内容。

　　包括具体参加哪些活动的细节，都要有充分的准备;要准备必要的资料，如该项活动的背景材料、相关内容、人员情况、发言材料等要送领导人审阅，使领导人做到胸中有数，并要协助领导人做好演讲准备;对参加该项公务活动的重要的国内外知名人士的有关情况，也应事先向领导人汇报，让其有所了解。

　　3.接待事务中信息处理的要领。见2.(1)。

　　4.领导人活动安排中的信息处理。见1.(1)。