2016物业管理师《物业管理实务》辅导：　第十二章 物业管理档案管理

　　档案是历史的原始记录，物业管理档案的内容，包括物业权属资料、技术资料和验收文件，业主的权属档案资料、个人资料，物业运行记录资料、物业维修记录、物业服务记录和物业管理公司行政管理以及物业管理相关合同资料等。

　　物业管理档案存放A(1)物业承接查验期收集整理的档案是物业基础资料档案，这类档案比较重要，一般须长期存放。这类档案应专架或专柜存放。(2)物业入住期收集整理的档案是客户资料档案，这类档案存放期长，检索频度较高，因此这类档案架或柜应留有余量。(3)物业日常管理期收集整理的档案种类繁多、情况复杂，一般存放期不长。

　　物业管理档案的收集与整理，包括物业承接查验期档案、物业入住期档案和物业日常管理期档案等的收集整理。物来承接查验期物业管理是档案收集的内容、特点。内容主要是被承接查验物业及其附属设施设备的权属、技术和验收文件。特点：1、收集期间较集中2、档案收集的技术要求高，涉及面广。物业承接查验期物业管理档案收集的范围，主要是权属资料档案、技术资料档案和验收文件。物业入住期档案的收集与整理的特点，物业入住期的物业管理档案收集工作重点集中在物业业主即未来的主要服务对象，收集的范围是业主档案资料和相关档案资料的收集。特点1、收集来源于物业管理的服务对象――业主2、本阶段的档案资料收集范围是物业业主的权属档案资料、个人资料等。

　　物业入住期物业管理档案收集的方式和程序1、设立档案资料收集整理工作小组。2、专责工作小组按照业主权属资料、业主个人资料档案分组。

　　日常物业管理期档案的收集与整理(一)收集范围AAA，包括物业运行记录档案，建筑物运行记录档案和设施设备运行记录档案。物业维修记录档案，建筑物维修维护记录和设施设备维修维护记录档案。物业服务记录档案包括，小区及共用设施清洁服务记录、小区安全巡视记录、小区业主装修管理服务记录、小区增值服务记录、会所服务记录、社区活动记录和服务与投诉管理记录等。物业管理公司行政管理档案。收集时间，应及时收集，定期向档案部门移交。

　　物业管理档案的检索1、常用检索工具的编制方法(1)分类卡片目录(2)专题卡片目录(3)主题卡片目录(4)名称索引。

　　电子媒体档案检索，一类是保存于电脑硬盘的文字和图形图像资料。另一类是闭路视频监控设备产生的录像资料。

　　物业管理档案的保存与安全(一)档案保存1、档案的保存价值和保存期限2、档案保存注意事项(1)物业承接查验期和入住期收集整理的档案资料属于物业基础资料档案，它的保存管理和安全十分重要。(2)房屋共用部分和共用设施设备的检测、检修与运行记录档案，一般不能低于设备的使用年限的2倍。(3)各类小型设备的运行和维护记录档案、环境与安全管理记录档案的数量较大，这部分档案的保存期较短。避免档案室空间被无谓占用。

　　安全管理1、档案安全管理2、档案信息安全。

　　物业管理企业信用档案的建立范围，(1)建设部负责全国一级资质物业管理企业及执业人员信用档案系统的建立和监督管理。(2)地方物业管理行政主管部门负责二级资质以下物业管理企业及执业人员信用档案系统的建立和监督管理，(3)建设部信息中心负责物业管理企业信用档案系统建设的技术支持和系统运行与维护管理工作。

　　物业管理企业信用档案工作的目标和要求。目标以物业管理电子政务必系统、物业管理行业协会自律管理系统和企业经营管理系统为基础，形成覆盖物业管理行业所有企业执业人员的信用档案系统。(1)各级物业管理主管部门要提高认识，(2)扩大物业管理企业信用档案的覆盖面。(3)保证物业管理信用档案系统信息的全面、准确。(4)及时做好信用档案记录信息的更新工作。(5)统一系统数据平台。(6)物业管理企业信用档案记录信息的报送、传递及有关事宜的联系。

　　物业管理企业信用档案的记录内容，包括企业及执业人员的基本情况、业绩及良好行业记录、经营活动中的违法违规行为、服务质量问题及其他不良行为记录和公众投诉处理的情况等。