2017年秘书证考试礼仪相关介绍：礼仪内容(一)办公室礼仪
来源 :中华考试网 2017-10-29
中2017年秘书证考试礼仪相关介绍：礼仪内容(一)办公室礼仪
在现代社会，虽然大多数社会组织办公室利用电子计算机、现代通信设、备和办公机器的综合系统实现了办公自动化。但是，它们仍然依赖于秘书人员的实际操作和具体的文书写作。而礼仪类文书就是社会组织和企事业单位社交行为和礼仪活动的重要组成部分。它即是秘书部门与广大公众沟通的传播载体，也是一种礼仪行为。
1、行政公文礼仪
公文是党政机关、社会团体、企事业单位办理各种公务时使用的应用文书。可以起到互通信息、联络感情、实现组织目标的作用。秘书撰写行政公文时要注意的礼仪要求：
(1)内容具体明确，特别是在上行公文中，如需提供上级参考解决问题的意见时，应尽可能具体明确，不应给上级部门带来被动。但不能在行文中使用要挟的言辞。比如“立即”、“马上”、“火速”等词语。
(2)使用规范词语，注意使用经过长期实践具有生命力的，为大众所能明白易懂的词语。如称谓词语中的“本”、“贵”、“该”，结束词语中的“为荷”，征询词语中的“当否”、“妥否”等，即使公文显得规范严肃，言简意赅，也体现了一定的礼仪规范。
(3)正确使用习惯用语，要根据文种和行文关系，在结尾部分正确选好习惯用语。例如，上行文的报告中可以用“以上报告，请审查”、“特此报告，请予审批”等词语，请示可以用“是否妥当，请批示”等词语;平行文中的函，可以用“特此函达，请查照，并希见复为荷”、“特此复函”等词语。习惯用语要灵活运用，不能生搬硬套，更不可张冠李戴。
(4)公文以实用为目的，以传递策令为内容，这就决定的它的用语特点是平实、简明、庄重，在这一总的要求下，对不同的文种又有所区别，以保持文种与用语的严格一致。
2、礼仪类办公信函
与其他公务文书相比，其突出特点表现为专、短、快、多、活等五个特点。即用途专一，范围特定，篇幅短小，成文方便，传递及时，数量繁多，用途灵活，对上对下对组织对个人均可使用。正因如此，就使得办公信函在长期的公务活动实践中越来越受到人们的重视，是公务文书家族中的“轻骑兵”。在长期的使用过程中，也形成了特有的利益要求。
秘书人员撰写办公信函时要注意的礼仪：
(1)用语要得体，分寸要得当。正确使用专业术语是充分发挥公文的社会效用的重要因素。主要有称谓语、起首语、时间语、期请语、询问语、表意语、谦敬语、过渡语、经办语、结尾语、模态语。模态语是指在指令性和规范性的公文写作中，用以告知受文对象对公文内容的执行界限和幅度的词语，主要有必须、严禁、应、不应、可以、不得等。
(2)简明扼要，完整无误。秘书在撰写信函时，要根据信函的性质用途，简明扼要，完整无误的写好各种信函的主要内容。如商洽型信函要把希望从对方那里获得何种支持帮助和理解讲清楚;询问性信函要写清楚询问的内容;答复性信函所答要有针对性，而且要明确，具体，扼要;委托性信函要写清楚缘由和委托事项;告知性信函也要写好告知的情况或事项。
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