2016年三级秘书资格考试辅导：做好会务筹备情况检查的方法

　　做好会务筹备情况检查的方法有两种：

　　(1)听取会议筹备人员的汇报

　　1)听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。

　　2)会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。

　　3)选择合适的汇报时间。

　　4)对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。因此，汇报之后要抓紧催办和落实。

　　(2)会前现场检查

　　1)检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料。远程会议要提前下发材料。

　　2)注意气味。一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。因此，要对所有工作人员提出要求。

　　3)设立入场登记台。为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。张贴会场平面示意图。

　　4)佩带徽章、名牌。为方便工作，所有工作人员都应佩带徽章或名牌。

　　5)准备接待休息室。应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。此外，还应备有急救箱。

　　6)安排接待、服务人员。配备精通产品和服务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。

　　7)远程会议要加强对设备的检查

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