2016年秘书资格证三级知识点：会议筹备方案的拟定

　　1、相关知识

　　(1)会议筹备方案的内容

　　确定会议的主体与议题;

　　确定会议主题的要素：要有切实的依据;要结合本单位的实际;要有明确的目的。

　　确定会议的名称。

　　确定会议议程。

　　确定会议时间和地点。

　　确定会议所需设备和工具。

　　确定会议文件的范围。

　　确定会议与会代表的组成。

　　确定会议经费预算。

　　确定会议住宿和餐饮安排。

　　确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。

　　(2)会议筹备方案的作用

　　确保会议的周密组织。

　　确保会议服务质量和沟通协调到位。

　　确保领导的意图得以贯彻执行。

　　(3)电话会议及视频会议的知识：

　　电话会议：

　　电话会议交流的信息特点：

　　① 方便灵活，准备时间短，恢复迅速，花费少。

　　② 缺少身体语言，难以进行互动交流。

　　③ 为提高效率，可以搭配使用其他通信方式。

　　④ 适用于分公司不远，规模不大的企业。

　　工作程序和要点：

　　① 准备发出开会信息。

　　② 认真分发会议书面信息材料。

　　★ 电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式，无法实现文字的同步传输，需要做好会议书面信息的分发工作。

　　③ 合理安排会场信息传输设备。

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