2016年秘书资格证三级知识点：字母法和数字法的比较

　　1、 字母顺序排列法的优点

　　1.按公司、专题或地理位置分类存放文件是一种方便实用的方法，它能直接、迅速地立卷，不需要建立索引卡。

　　1.材料费用较低。

　　2、字母顺序排列法的缺点

　　1.查找常用名字时可能会遇到困难。

　　2.当需要查找某一专题案卷时案卷位置难以确定。

　　3.需要扩充时不容易估算所需要的空间。

　　3、数字排列法的优点

　　1. 标有数码的案卷比按字母法排列的案卷更容易查找，当文件用毕归档时，放错位置的可能性较小。

　　2.标上数码的文件方便查询。

　　2. 由于新立案卷排放在已立案卷的后面，因而可以无限扩充;建立起的相应索引卡片或索引条可以兼作其他用途。

　　4、数字排列法的缺点

　　1.必须建立相应的索引卡片或索引条，而且通过索引卡查找案卷会占用一部分时间。

　　2.该系统的建立和保持比较费钱、费时。

　　3.如果数码标错会造成文件和案卷放错位置的严重后果。

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