2017年秘书证三级精华考点整理第一章 第一节

　　第一章　会议管理

　　第一节 会前筹备

　　学习目标：了解各种会议筹备方案和应急方案的内容、拟定要求和基本程序，了解会务筹备情况检查的方式和程序，具备与领导沟通会议有关事宜的基本能力。

　　学习内容：拟定各种会议的筹备方案、检查会务的筹备情况、审核会议文件、与领导沟通会议的有关事宜和拟定会议的应急方案。

　　一、 会议筹备方案的拟订

　　(一) 、会议筹备方案的内容

　　1、 确定会议的主题与议题 2、 确定会议的名称 3、 确定会议的议程 4、 确定会议的时间和地点 5、 确定会议所需设备和工具能满足会议的需要 6、 确定会议文件的范围并做好文件的印制或复印工作 7、 确定会议与会代表的组成 8、 确定会议经费预算 9、 确定会议住宿和餐饮安排 10、 确定会议的筹备机构

　　(二) 、会议筹备方案的作用

　　1、 确保会议的周密组织 2、 确保会议服务质量和沟通协调到位 3、 确保领导的意图得以贯彻执行

　　(三) 、电话会议及视频会议的知识

　　1、 电话会议

　　1) 电话会议交流信息的特点

　　A. 方便灵活，准备时间短，回复迅速，电子通信会议中花费最少的

　　B. 缺少身体语言，难以进行互动交流，缺少文本，难以传递大量细节信息

　　C. 可以搭配使用其它通信方式

　　D. 适用于分公司不远、规模不大的企业

　　2) 电话会议信息工作的要求

　　A. 准确发出开会信息

　　B. 认真分发会议书面信息材料

　　C. 合理安排会场信息传输设备

　　D. 按时接通电话

　　E. 通报出席情况

　　F. 做好会议记录

　　2、 视频会议

　　1) 视频会议的特点

　　A. 实现声音和图像同时传送

　　B. 打破空间的限制

　　C. 节省时间、费用

　　D. 交流效果较好

　　E. 局限：初始准备时间较长、初始投入成本较高，互动效果差，交流不够广泛

　　2) 视频会议信息工作的要求

　　A. 发出开会信息

　　B. 分发文件信息资料

　　C. 布置会场

　　D. 设置与检查会场信息传输设备

　　E. 做好会议信息准备

　　F. 采用先集中后分散的形式

　　G. 汇总情况信息

　　(四) 、远程会议筹备方案的特点

　　1、 节省时间和金钱、可以做永久记录、交流更加直接与简短

　　2、 筹备会议方案时与先与电信公司沟通，包括会议的日期、起止时间、参会人数等

　　3、 会议资料寄给与会人员，以便使他们有时间准备会议讨论

　　4、 专人负责远程会议设备

　　(五) 、会务机构分工的要求

　　1、 根据会议的规模和类型组织人员队伍

　　2、 会务机构要分工明确、责任到人

　　3、 加强协调、定期沟通

　　(六) 、工作程序

　　1、 组建会议筹备委员会

　　2、 分成筹备小组

　　3、 形成筹备方案

　　4、 领导审核方案

　　二、 检查会务的筹备情况

　　(一) 、会务筹备情况检查的主要内容

　　1、 会议准备是否充分

　　2、 会议期间能否排除各种干扰

　　3、 环境条件与用品准备

　　4、 文件材料的准备情况

　　5、 会场布置情况的检查

　　6、 会议保卫工作的检查

　　1) 确保会场内所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠

　　2) 确保会场内消防设施齐全有效

　　3) 确保会场的防窃听装置灵敏高效

　　4) 确保会场的防盗设施处于运行状态

　　5) 检查进出会场人员的身份，尽量不须与会议无关人士进入会场

　　7、 检查的其他内容

　　1) 颁奖大会——奖品、颁奖顺序

　　2) 选举会议——票箱、投票、计票

　　3) 现场会——参观现场、参观顺序、线路

　　4) 摄影座次

　　(二) 、会务筹备情况检查结果的形式

　　1、 书面形式 2、 口头形式 3、 协调会形式

　　(三) 、会务筹备情况检查的方法

　　1、 听取会议筹备人员的汇报

　　2、 会前现场检查

　　1) 确保所有事项都条理清晰2) 注意气味3) 设立入场登记台4) 佩戴徽章、名牌5) 准备接待休息室6) 安排接待、服务人员

　　(四) 、工作程序

　　1、 开会检查的程序

　　1) 自我检查，将检查结果上报领导小组

　　2) 领导小组经过协调确定汇报会的时间和地点，并发出协调会通知

　　3) 召开筹备检查协调会，听取汇报，现场解决各种需要协调的问题

　　4) 汇报会后以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办和落实

　　2、 现场检查的程序

　　1) 制定现场检查路线和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门

　　2) 将现场检查的项目制成检查单，以便记录和汇总

　　3) 按既定的检查路线和项目注意现场核对，对达到和未达到预期要求的准备项目要有明确记录

　　4) 对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见，以电话、文件或会议等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正

　　(五) 、注意事项

　　1、 会务筹备情况检查的汇报材料

　　1) 汇报材料实现要认真核实，根据会议筹备方案的预先设计进行比较和检查

　　2) 突出问题，提出对策，注重实效

　　3) 有量化检查的数据，不能过于笼统

　　2、 对检查所发现问题的纠正

　　1) 先对问题的性质和范围进行分析，确定问题对会议质量的影响程度

　　2) 找出问题产生的原因，寻找解决问题的方法

　　3) 在人、财、物等方面为纠正偏差做好相应准备

　　4) 责任到人，抓紧落实，并及时将纠偏的结果进行通报

　　三、 审核会议文件

　　(一) 、会议文件的类型

　　1、 有关会议立项方面的文件

　　2、 有关会议筹备工作的文件

　　3、 有关会议内容的文件

　　4、 有关会议宣传报道的文件

　　5、 有关会议管理与服务方面的文件

　　6、 不同载体的信息材料

　　7、 各种形式的文件材料

　　1) 指导文书2) 主题文书3) 程序文书4) 参考文书5) 管理文书6) 成果文书7) 宣传、传达文书

　　(二) 、会议文件审核的内容

　　1、 准确性和完整性

　　2、 具体内容

　　1) 审核会议文件与会议主题的关系

　　2) 审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容

　　3) 审核会议文件内容事先是否经过调查研究，是否与实际相符

　　4) 提交会议讨论的文件设计有关单位和部门事先是否进行了会商，广泛征求了意见，并取得了一致的意见。

　　5) 审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确

　　3、 会议文件审核的方法

　　1) 对校法——定稿改动较多的文件

　　2) 折校法——整洁、改动不多的文件

　　3) 读校法——定稿内容浅显，生僻字较少的定稿

　　(三) 、工作程序

　　1、 秘书自审

　　2、 主管秘书进行初审

　　3、 多部门会审

　　4、 主管领导或主要领导终审

　　四、 与领导沟通会议的有关事宜

　　(一) 、与领导沟通会议有关事宜的意义

　　1、 使会议筹备工作更加提高效率

　　2、 与领导及时沟通，为会议准时、成功举办打下基础

　　3、 可以使领导做好会议的相关准备，有利于会议目标的实现，提高会议效率

　　4、 使小组成员更好了解自己的工作意义，发挥更大作用，达到理想的整体表现

　　(二) 、与领导沟通会议有关事宜的原则

　　1、 时间性原则 2、 及时性原则 3、 全面性原则

　　(三) 、与领导沟通会议有关事宜的方法

　　1、 定期向领导提交书面报告

　　2、 会议负责人定期向领导口头汇报会议情况

　　3、 领导亲自参加有关会议

　　4、 其他途径

　　(四) 、与领导沟通会议有关事宜的时机

　　1、 会议筹备阶段 2、 会中阶段 3、 会后阶段

　　(五) 、工作程序

　　1、 明确会议目标

　　2、 明确沟通会议有关事宜的方法或途径

　　3、 确定沟通的时间、地点以及参加人员，指定会议记录人员

　　4、 检查沟通过程中所需要的各类文件、音响等资料

　　5、 向领导汇报会议的筹备情况及进展，同时应讲明会议筹备或举行过程中遇到的问题和难题

　　6、 听取领导指示，或与领导进行双向讨论，并完成会议记录

　　7、 将记录通过某种方式送给领导

　　(六) 、注意事项

　　1、 对领导的指示和双方讨论的结果要尽快进行部署和落实

　　2、 坚持与会议的主管领导保持定期的沟通，并将落实的情况及时向领导反馈

　　3、 会前、会中、会后不同时期的沟通中要突出各自的重点

　　五、 拟定会议的应急方案

　　(一) 、会议应急方案的内容

　　1、 会议举行过程中可能出现的问题

　　1) 人员问题2) 场地问题3) 设备问题4) 资料问题5) 健康与安全问题6) 行为问题

　　2、 出现问题时负责解决的会议工作人员

　　(二) 、会议应急方案的作用

　　1、 使会议的策划和筹备做到早做准备，未雨绸缪

　　2、 有效缓解危机，提高会议管理的效率

　　3、 使会议工作人员统一步调，问题出现时能够有回旋余地

　　(三) 、处理会议突发事件的方法

　　1、 处理人员问题——不同的备用人选

　　2、 处理场地问题——替换场所

　　3、 处理设备问题——备用文具和设备供应商，备有维修工程师的联系方式

　　4、 处理资料问题——备份，随时打印

　　5、 处理健康与安全问题——组成专门的安全小组

　　6、 处理行为问题——加强审核与沟通，提前做好准备

　　(四) 、工作程序

　　1、 预测不可预知的情况

　　2、 提前准备应对各种问题的备选方案，考虑好备选的人员，准备好备选的场地、备用的设备和资料等，并在会议筹备阶段不断对各种突发情况进行复查和调整

　　3、 会议正式召开前组织专题性的筹备检查会

　　4、 应急方案的制定过程中可以举行有关人员的头脑风暴会

　　(五) 、注意事项

　　1、 住宿安排要妥善

　　2、 餐饮服务要周到

　　3、 医疗卫生工作要有备无患

　　4、 交通保障应落实到位

　　5、 会议通讯服务力求标准、稳定、可靠、迅速

　　6、 娱乐生活上需丰富多彩

　　7、 会议值班要制度健全，人员要坚守岗位

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