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2016年职称计算机考试用友财务操作流程(7)

来源 :中华考试网 2016-09-26

  第七节 会计报表格式设计

  报表的格式在格式状态下设计。格式对整个报表都有效,下面分别说明固定表和可变表的格式设计过程。

  一、固定表设计

  下面以损益表为例,说明固定表的设计步骤。损益表如图4-3所示


损益表
会工02表
单位名称 年 月 日 单位:元
项目 行次 本月数 本年累计
一、产品销售收入      
减:产品销售成本      
产品销售费用      
产品销售税金及附加      
二、产品销售利润      
加:其他业务利润      
减:管理费用      
财务费用      
三、营业利润      
加:投资收益      
营业外收入      
减:营业外支出      
四、利润总额      
减:所得税      
五、净利润      

  1.启动UFO,建立报表

  单击Windows95的系统桌面上的【开始】,依次指向【程序】、【用发财务及企管软件UFERPM8.10】、【财务系统】,最单击【UFO表】,启动UFO表系统。首先是选择账套和会计年度.确认后,进入UFO报表系统,选择【文件】菜单中的【新建】命令或中击【新建】图标后,出现一张空表,默认表名为report1,并进入格式状态。

  2.设置表尺寸

  损益表表样中,共有21行4列,包括表头3行,表体16行,表尾2行。单击【格式】下的【表尺寸】,出现表尺寸对话框,将行数设为21,列数设为4,确认。这时屏幕上以保留21行4列,其余部分皆为灰色,注意:如果在设计过程中发现表尺寸有误,可以通过【编辑】菜单下的【插入】和【删除】增减行列数。

  3.定义表头和关键字

  (1)定义表头。首先在A1单元输入标题“损益表”。将“损益表” 三字居中放置的操作如下:选中A1:D1 单元,选择【格式】下的【组合单元】,如图4-4所示;8点【们本组合】或【按行组合】,会发现A1到D1成为一个损益表单元,然后单击工具栏的“居中”按钮,就可以将报表标题居中,再选择【格式】菜单中的【单元风格】,在【单元风格】对话框中设置表头字体为黑体,字号为16,确认。在 D2单元输入“会工02 表”,单击工具栏的【右对齐】按钮,将“会工02表”靠右对齐。同理,在D3单元输入“单位:元”字样,并单击工具栏的【右对齐】按钮。

  (2)定义关键字。选定 A3单元,选择【数据】菜单下的【关键字】后的【设置】,默认设置“单位名称”关键字,确认,A3单元中出现了红色的“单位名称:“×××××××××××”。重复上述操作,选择【关键字】将“年”和“月” 两个关键了加人,关键字“年”和“月”与“单位名称” 重叠在一起,无法辨别。选择【数据】菜单下的【关键字】后的【偏移】,设置月关键字偏移量为40,确认后,月关键字位置向后移动一定距离。由此,可以理解“偏移” 就是指各关键字在单元中的相对位置,负数表示向左偏移,正数表示向右偏移。如果这时单击【数据/格式】按钮切换到“数据”状态,就能清楚地看到损益表的表头了。

  4.制作表体

  (1)输入表体内各栏目内容。

  (2)定义行高。如果希望加大报表的标题行,首先单击行标“1”选择标题行,然后选择【格式】菜单中的【行高】,出现“行高”对话框。在对话框中输入希望的行高值,如8。

  定义行高时也可以把鼠标定位在第一行和第二行两个行标之间,鼠标变形为黑色双向箭头时,拖动鼠标到满意行高为止。

  可用鼠标一次调整多行的行高。首先选取多个行标,然后利用鼠标调整行高,选中区域的所有行将按新高度显示。单击表页左上角的全选钮后调整行高,可一次调整表页中所有行的行高。

  (3)定义列宽。定义列宽的操作与定义行高相似,不再赘述,将损益表各列调整为:A列:50;B列:16;C列:30;D列:30。

  (4)设置表体单元风格。单元显示风格即单元的字型、字体、字号、颜色、图案、折行显示等。例如,选择A4:D4区域,单击工具栏的【居中】按钮,将表头栏目居中。选择 B 列,单击工具栏的【居中】按钮,将“行次”栏各项居中。

  5.画表格线

  选取要画线的区域人A4:D19。选择【格式】菜单中的【区域画线】,在【区域画线】对话框中选择“画线类型”和“样式”,本例中,选择“网格”类型和默认样式,确认后,A4:D19 区域出现设定格线。如果想删除区域中的表格线,则重复以上过程,在对话框中选相应的“画线类型” 样人为“空线”即可。

  6.设置单元属性

  系统对在格式状态下录入的单元默认为表样,如 A4:D4 及 A5:A19单元,其余单元均为“数估”

  需要设置单元属性时,选取要设置单元属性的区域,如 C5:D19,选择【格式】菜单中的【单元属性】,在【单元属性】对话框中设置单元的单元类型、数字格式和边框样式。

  7.定义公式

  这里,主要说明计算公式的定义。以C5单元为例,C5单元存放本月产品销售收人的贷方发生额。定义过程如下:

  (1)在格式设计状态,单击C5单元。

  (2)输入“=”或单击【fx】图标,出现【定义公式】对话框。

  (3)在定义公式对话框中,单击【函数向导】按钮,出现函数向导对话框。

  (4)在函数向导对话框中的函数分类列表框中,选择【账务函数】,在函数名列表框中,选择【发生】,单击【下一步】按钮,出现用友账务函数对话框。

  (5)在用友账务函数对话框中,单击【冬照】按钮,出现账务函数对话框

  (6)在账务函数对话框,选择账套号:999、科目:501、期间:月、会计年度:默认、方向:贷及辅助核算项目编码,最后单击【确定】,返回用友账务函数。

  (7)在用友账务函数对话框中,单击【确定】返回。

  (8)在定义公式对话框中,最终形成公式 C5=FS(“501”,月,“贷”,999,), 确定。

  (9)在C5 单元格内显示“单元公式”字样,在公式栏中显示C5 单元的公式定义。

  8. 制作表尾

  在 A20 单元输入“制表”,A21单元输入“财务主管”,C20银元输入“复核”,C21 单元输入“报送日期”,然后将这些单元定义为右对齐。然后选择B20:H21、D20:D21 区域,选择【格式】菜单下的【单元属性】,将单元类型定义为“字符”,并将这两个区域定义为左对齐。

  9.报表存盘

  经过以上步骤,一个损益表的样板基本上建立起来了,选择【文件】菜单下的【保存】,出现“另存为”对话框,输入文件名“SYB”,确认。如果不立即进行报表计算。可以选【文件】菜单下的【关闭】,关闭当前文件。

  10.数据处理

  现在使用刚才制作的样板进行数据处理,生成9月份的损益表。

  (1)打开报表.如果报表是关闭状态,需要打开报表。选择【文件】菜单下的【打开】.选择文件“损益表”,中击【打开】按钮,屏幕下出现已事先定义的“损益表”,并处于数据处理状态。

  (2)录入关键字。单击【数据】菜单卜的【关键字】的【录入】.输入单位名称。1999年、9月份, 确认。

  (3)数据输入及计算。输入报表中未定义单元公式的数据.其他单元会根据公式自动计算。

  (4)保存。选择【文件】该中卜的【保存】保存报表。

  11.退出

  报表编制完成后,选择【文件】菜单下的【关闭】,关闭当前文件。

  二、可变表设计

  一般来说,企业常用报表的格式比较固定,即使有变化,也可以通过修改固定及来实现。这里的可变表不是指固定表格式的变化,而是指那些行数或列数不固定,随实际需要变动的表。例如 ABC公司9、10月份销售的产品有三种:甲产品、乙产品、丙产品。为考核各种产品的获利能力,设计了产品销售毛利明细表,如表4-1所示,在表中产品的品种是可以变化的,假定在 1999年度 ABC 公司预计最多可以销售10 种产品(包括甲、乙、丙三种产品〕,这就用列人可变表制作。

  制作可变表的步骤基本同固定表,简述如下:

  1.确立表尺寸

  本表共3列,行数不固定,最大为14行,10种产品各占1行,其他占4行2.定义输入表头和关键字

  具体方法同“固定表”的定义与输入方法。

  3.制作表体

  具体方法同“固定表”的表体制作步骤。

  4.定义可变区

  首先选中行标4,选择【格式】菜单下的【可变区】后的【设置】,本表为行可变,输入数量“10”,单击【确认】,此时第4行的行标变为了14。

  注意:一个报表只能定义一个可变区。如果想重新设置可变区,首先取消现有可变区,再设置新的可变区。

  5.定义公式

  首先选择B14单元,单击fx,再定义公式对话框中,单击【函数向导】按钮,选择【统计函数】中的“GTOTAL”函数,如图4-5所示,单击【下一步】按钮,在可变区字段单元中输入“B3:B13”,确认。同理定义C14和D14单元公式。

  然后,可以将文件命名为“xsmxb”保存。

  6.数据处理

  单击左下角的【格式/数据】按钮,切换到数据状态。

  (1)输入关键字。输入单位名称、“1999年” 和“9月”。

  (2)插入行。选中A4单元,单击【编辑】菜单中的【插入】/【行】,输入插入的行数2,确认,屏幕上增加了两行,行标分别是5和6。

  (3)输入数据。在第4、5、6行各单元输入数据,系统自动计算,结果如图4—6所示。

  图4-6 完成后的产品销售毛利明细表

  三、格式设计的其他功能

  l.套用格式

  如果需要制作一个标准的财务报表如资产负债表等,可以利用UFO提供的财务报表模板自动生成一个标准财务报表。UFO提供了11种套用格式,可以选择与报表要求相近的套用格式,再进行一些必要的修改即可。操作步骤如下:

  (1)单击【格式/数据】按钮,进入格式状态。

  (2)选取要套用格式的区域。

  (3)选择【格式】菜单中的【套用格式】,出现【套用格式】对话框。在对话框中选取一种套用格式,如图4-7套用格式界面所示。

  图4-7套用格式界面所示

  确认后,所选区域即出现相应的格式。注意:区域套用格式之后,区域中原有格式和数据全部丢失。有些套用格式中已设置了计算公式,当前区域套用该格式后,公式同时写入了相应单元中。

  2.报表模板

  UFO提供的报表模板包括了16个行业的70多张标准财务报表,包括现金流量表,以及单位常用的内部报表,UFO还提供了自定义模板。利用模板编制现金流量表的步骤如下:

  (1)单击【格式/数据】按钮,进入格式状态。

  (2)选择【格式】菜单中的【报表模板】,在报表模板对话框中选择行业和财务报表名,确认后生成一张空的标准财务报表,如图4-8刊用模板编制现金流量表所示。可以在此基础上稍作修改,最终得到满意的结果。

  3.自定义模板

  用户可以根据本单位的实际需要定制内部报表模板,并可将自定义的模板加入到系统提供的模板库中,也可增加或删除各个行业及其内置的模板。

  (1)定制行业。在UFO中作出本单位的模板后,选择【格式】下【自定义模板】,在自定义模板对话框中单击【增加】按钮,出现定义模板编辑框,录入新增的行业名称即可。

  (2)定制模板。使用定制模板,可以将本单位自制的模板加入到定制行业或系统提供的行业模板下。在自定义模板对话框中选择某行业,单击【下一步】按钮,在随后出现的对话框中选择【增加】,出现模板编辑框。在【模板名称】编辑框中录入模板的名称,在【模板路径】编辑框中录入模板保存的路径,确认。

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