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2016年职称计算机考试Excel基础知识:数据库速成

来源 :中华考试网 2016-09-19

   数据库速成

  Excel XP具有强大的数据库功能,对包含大量数据的表格进行排序、筛选等处理易如反掌,下面介绍常用的数据库操作。

  1.数据排序

  Excel XP第一行的单元格具有特殊作用,其中的文字相当于数据库字段名,可作为关键字参与排序、记录单等各种操作。

  (1)文本排序

  选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序,Excel提供了比较好的解决办法。如果你要将图1数据表按车间名称的笔划排序,可以使用以下方法:选中排序关键字所在列(或行)的首个单元格,单击Excel“数据”菜单下的“排序”命令打开对话框,再单击其中的“选项”按钮。选中“排序选项”对话框“方法”下的“笔画排序”,再根据数据排列方向选择“按行排序”或“按列排序”,“确定”后回到“排序”对话框。如果你的数据带有标题行(如“单位”之类),则应选中“有标题行”(反之不选),然后打开“主要关键字”下拉列表,选择其中的“单位”,选中排序方式(“升序”或“降序”)后“确定”,表中的所有数据就会据此重新排列。此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二名”等文本的排序,请大家自行摸索。

  (2)自定义排序

  如果你要求Excel按照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间”的特定顺序重排工作表数据,前面介绍的几种方法就无能为力了。这类问题可以用定义排序规则的方法解决:首先单击Excel“工具”菜单下的“选项”命令,打开“选项”对话框中的“自定义序列”选项卡。选中左边“自定义序列”下的“新序列”,光标就会在右边的“输入序列”框内闪动,你就可以输入“金工车间”、“铸造车间”等自定义序列了,输入的每个序列之间要用英文逗号分隔,或者每输入一个序列就敲回车。如果序列已经存在于工作表,可以选中序列所在的单元格区域单击“导入”,这些序列就会被自动进入“输入序列”框。无论采用以上那种方法,单击“添加”按钮即可将序列放入“自定义序列”中备用。

  使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似,只是你要打开“排序选项”对话框中的“自定义排序次序”下拉列表,选中前面定义的排序规则,其他选项保持不动。回到“排序”对话框后根据需要选择“升序”或“降序”,“确定”后即可完成数据的自定义排序。

  2.数据检索

  如果Excel

  XP工作表中的数据字段很多时,查看一条或几条记录需要左右滚动屏幕,此时可以采用以下方法检索并查看:单击“数据”菜单下的“记录单”命令打开对话框(图2)。

  再次单击其中的“条件”按钮。对话框中的字段就会变成空白等待输入,并且“条件”按钮变为“表单”按钮。在对话框的相应字段位置输入条件,如果在“序号”字段框内输入12回车,则序号为12的数据就会显示在对话框中。当然,你输入的检索条件可以使用>、<、>=、<=、<>逻辑符号。例如单击“条件”按钮后在“总分”框内输入“>170”,则表示检索总分大于170的记录,回车后第一条大于170的数据就会显示在对话框中。继续单击“上一条”或“下一条”按钮,可以查看检索出来的其他数据。

  3.数据筛选

  上面介绍的方法可以检索满足某一条件的记录,但是检索条件比较复杂时(如检索总分大于170和小于120的纪录),这种检索方法就无能为力了。此时可以使用Excel

  XP提供的自定义筛选功能,操作方法是:单击“数据”、“筛选”子菜单下的“自动筛选”命令,每个字段名的右侧会出现一个下拉按钮。根据你要筛选的字段单击下拉按钮,在下拉菜单中选择“自定义”命令打开对话框(图3)。

  单击第一行左侧的下拉按钮,选择其中的“大于”,然后在其右边输入170;按相同方法在第二行中选择“小于”,并在右边输入120,选中两行中间的“或”后单击“确定”按钮,工作表会自动显示所有符合筛选条件的记录。筛选出来的记录可以执行复制等操作,如果你要清除筛选结果,只要将“数据”、“筛选”子菜单下的“自动筛选”前的选中标记去掉即可。

  4.数据汇总

  小计、合计是应用非常广泛的数据统计方式,Excel

  XP分类汇总是此类操作的高手。你只要将光标放在工作表的任一单元格中,单击“数据”菜单下的“分类汇总”命令打开对话框。如果要对某个班级的数学、语文成绩进行汇总,则应在“分类字段”中选中“班级”,在“汇总方式”中选择“求和”,在“选择汇总项”中选中“数学”和“语文”。如果选中“汇总结果显示在数据下放”,单击“确定”按钮后汇总结果会显示在工作表数据的下面,反之则会显示在工作表数据上方。如果你想清除工作表中的分类汇总结果,只要打开“分类汇总”对话框,单击其中的“全部删除”按钮就可以了。

  5.数据透视表

  数据透视表是Excel

  XP数据库功能的重要组成部分,它能够非常灵活的汇总数据。如果你要对一个学生成绩工作表进行统计,计算所有学生的数学成绩总分,采用数据透视表可以快速完成任务。

  单击“数据”菜单下的“数据透视表和数据透视图”命令打开向导,首先选择数据源类型和创建的报表类型,完成后单击“下一步”按钮。这时要选择建立数据透视表的数据区域,你只要用鼠标在工作表中拖动即可将引用的数据区域放入对话框。接着选择数据透视表的位置,可以选择“新建工作表”或“现有工作表”。单击“完成”按钮,将“数据透视表字段列表”中的“数学”拖入工作表的指定位置,Excel

  XP会立刻计算出所有学生的数学成绩合计。

  6.数据查找

  数据筛选的对象是工作表中的某条记录,这里介绍的查找对象则是单元格中的数据,Excel XP可以执行的查找有以下几种类型:

  (1)普通查找

  它利用编辑菜单中的查找命令查找特定的数据,操作方法如下:单击“编辑”菜单中的“查找”命令,打开“查找”对话框。在“查找内容”后输入要查找的内容,单击“查找下一个”按钮,光标就会停留在首先发现数据的单元格中。如果没有发现要查找的数据,Excel

  XP会弹出对话框告知用户。

  (2)特殊查找

  特殊查找可以找出包含相同内容(如文本)或格式的所有单元格,或者存在内容差异的单元格,其操作步骤如下:如果你要找出工作表中含有文本的所有单元格,请选中含有文本任意一个单元格,然后单击“编辑”菜单中的“定位”命令。再单击对话框中的“定位条件”按钮,选中“定位条件”对话框中的“常量”,再选中复选项中的“文本”。单击“确定”按钮后,所有符合条件的所有单元格就会选中。

  如果你要找出数据行或列中与活动单元格不匹配的部分,可以打开“定位条件”对话框。如果需要找出特定行中与活动单元格不同的单元格,可以选择“行内容差异单元格”;若要找出列中与活动单元格不同的单元格,则应选中“列内容差异单元格”,单击“确定”按钮即可完成查找。

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