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2016年大学生村官公文写作技巧:公文收文办理程序

来源 :中华考试网 2016-09-04

  收文办理程序

  收文:是指机关文书部门收进行外文单位发来的文件材料。

  收文办理:是指文书部门收到文件材料后,在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。组成这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文办理程序。

  过程包括:签收、拆封与登记;分发与传阅;拟办、批办与承办;催办、查办与注办。分述如下:

  (1).签收、拆封和登记

  1).签收。是指收到文件材料后,收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字,以明确交接双方的责任,保证公文运转的安全可靠。

  机关的收文主要有三个来源:

  一是机要交通送来的机要件;

  二是邮局送来的挂号函件和电报;

  三是外机关和部门直接送来的文件材料。

  对照公文投递单或送文登记簿认真清点,做到四查清:

  1.查清信封或封筒上的收文机关名称,是否确属本机关的收文,以防错投、错收;

  2.查清文件号码与递送人在签收登记上所登的号码是否一致;

  3.查清文件封口是否破损,包装是否牢固,如发现有散包、破封、密封条被拆等情况,应及时追查原因;

  4.查清文件的登记件数与实有件数是否相符。

  2).拆封。

  1.对于写明某某领“亲收”、“亲启”的封件,则由领导人本人拆封或由其委托的人代拆。

  2.密件则应交机要文书或机要室拆封。

  3).登记。就是将需要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向,经保正文件的收受和处理。

  公文登记的作用主要有:

  1.便于管理和保护文件,防止积压和丢失;

  2.便于检查和检索文件;

  3.便于文件的统计和催办工作;

  4.作为核对与交接文件的凭据。

  公文登记的具体范围:

  1.上下级机关文件。包括指导性、参阅性和需要办理的文件;

  2.下级机关文件。包括请示、报告性文件;

  3.重要的带有密级的刊物、资料;

  4.其他机关商洽问题和需要答复的文件;

  5.上级机关召开会议印发的会议文件材料。

  不必登记的材料和文件:

  1.各种公开的和内部不保密的出版物;

  2.一般的公开信和不应拆的私人信件;

  3.已被综合性文件包括的文件材料;

  4.行政事务性的通知、便函、介绍信和请柬等;

  5.领导“亲收”、“亲启”件,这类信件应由收件人本人或其委托人收阅后,认为须交机关存查或处理的,再行登记,并交有关部门处理。

  外收发文登记项目包括:收到文件的流水顺号、收到日期、来文机关、来文封皮号、密级、分送部门、签收、备注等。(外收发使用的《收文登记簿》)

  内收发的收文登记主要项目应包括:收文顺序号、收到日期、来文机关、来文字号、标题或摘由、密级、份数、承办单位、签收人、复文号、归入卷号、备注等。

  收文登记的形式:薄册式、联单式、卡片式 。

  (2).分发和传阅

  1.分发。亦称分办,是指文书人员在文件拆封登记以后,按照文件的内容、性质和办理要求,及时、准确地将收来文件分送给有关领导、有关部门和承办人员阅办。

  分发的原则和具体要求是:5点。略。

  2.传阅。是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件,需要经机关各们领导人和许多部门阅知时,由文书人员组织在他们中间传递和阅读。

  属于传阅件之列的主要包括:

  1.上级机关的指导性文件或重要会议文件;

  2.需要几位领导共同批办的文件,包括上级机关和有关部门的专项业务文凭,下级机关的请示,以及本机关制发的需要会签的文件等;

  3.机关领导在文件上有重要批示,需其他领导同志和部门阅知阅办的文件。

  传 阅文件应当注意的问题:

  1.传阅的顺序,一般应先送给机关的主要领导、主管负责人和主管业务部门阅读,然后送其他有关需要阅知的对象;

  2.传阅文件应以文书人员为中心进行传递,这种传阅文件的方法称为“轮辐式传 阅”;

  3.在传阅过程中或传阅完毕后,文书人员要及时对文件进行检查,发现有领导批示时,要按批示意见进行处理;

  4.每份传阅文件,都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》。文件阅毕后,阅读人员要在《文件传阅单》上签注姓名和日期。

  (3).拟办、批办与承办

  1).拟办。是指对来文的处理提出初步的意见,供领导人批办时参考。

  做好拟办工作,要做到以下几点:1.拟办之前,要认真研究公文的内容和发文机关的要求,弄清来文的背景,查明问题的症结所在,便有针对性的提出切实可行的拟办意见。

  2.要清楚地掌握有关政策和规定,力求使拟办意见既符合实际情况,又符合政策规定。

  3.要熟悉业务。

  4.拟办意见要周到,要综合考虑各方面的因素和影响。

  5.拟办意见不是具体的承办计划或方案,文字要简明扼要。

  2).批办。是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。

  批办的主要内容包括:

  1.提出处理该份文件所述问题的原则和方法。

  2.提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人,规定承办的时限。

  3.凡是需要两个单位或者人员共同承办的,必须指出主办单位和主办人,以便承办单位和承办人员具体执行。

  4.名项批办意见,均应郑重地填写在《公文处理清单》的“批办意见”栏目内,并签署批办人姓名日期。

  3).承办。是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。

  公文承办有两方面的意思:

  一是从业务部门来说,承办是指对具体工作问题的执行和处理,如上级的有关政策、规定,要组织学习和贯彻落实;平级机关来函商办的业务问题,要进行调查和办理。

  二是从公文处理工作来说,主要是批指根据拟办和批办的意见办理复文(指那些必须回复的来文)。

  承办部门或承办人员在办理来文过程中要注意几点:

  1.对有领导具体批示的意见的公文,一定要认真领会领导的指示精神,按照领导的意图办理复文。

  2.对没有领导签署批办的意见的公文,即一般性文件,应根据有关的文件精神、按照规定或按以前的惯例,酌情办理。

  3.对领导批办要求本部门牵头与其他部门或单位联合办理的公文,本部门要先拟出复文稿请有关部门或单位会商,并由本部门和有关部门负责人签名后,再报请机关领导审批。

  4.来文内容涉及到以前的收文或其他有关材料时,承办人要查找或调阅有关文件材料作为承办复文的参考,不能凭记忆办事,以防出错。

  (4).催办、查办与注办

  1).催办。是指那些必须办理答复的文件,根据承办时限的要求,及时地对文件承办的情况进行督促和检查。

  催办的目的:是为了避免办理拖沓,文件积压,克服官僚主义,加速文件运转,提高机关办事效率的重要措施。

  催办工作一般有两种情况:

  一是对内催办。主要内容是:上级机关发来本机关的文件,特别是要及时回复的文件的催办;平行或不相隶属的机关单位向本机关联系商洽工作的文件的催办;下属单位主送本机关的请示性文件的催办;本机关下发所属单位需要回复文件的催办。

  二是对外催办。主要是指本机关上行或平行需要对方回复的文件的催办。

  催办工作应当注意做到的几点:

  1.要明确催办范围。

  2..要明确催办落实。

  3.要建立和加强公文催办工作的组织机构。

  催办的形式:口头催办、电话催办和书面催办等。

  选用形式的方法:

  1.在机关内部,尽可能由催办人员上门当面催询,了解有关公文的承办情况,也可以利用分送文件给领导或各部门有关人员的机会进行口头催办。

  2.对外机关,可由催办人向承办单位或者承办人用电话进行催询,或用发便函、催办单等方式进行催办。

  3.如果为了便于掌握情况,由负责内收发的文书工作人员兼管公文催办工作时,就可以利用收文登记薄将必须催办的文件登记,注明承办时间,在办理答复以后,立限即填上复文号,然后经常检查登记簿来掌握文件催办的进展情况。

  2).查办。是指文书工作人员协组机关领导检查各项方针、政策、决议、指示的执行和落实,以及对某些问题进行查处,解决的一项承办性工作。

  一般在县以上的党委办公厅(室)内部都设有专门机构,其任务是督促检查并协助办理下列问题:

  1.淀领导机关各项方针政策、决议的贯彻落实情况;

  2.各种会议的决办事项;

  3.文件、电报的拟办、拟复事项;

  4.对需要解决的重大问题提出查办意见,报请领导批示;

  5.领导批示或交办的事项。

  查办与催办的异同:

  相同:都是对公文的承办情况进行督促检查或催询。

  区别:1.查办主要是对大政方针的贯彻落实情况进行督促检查,可办的事项要经领导批示或授权后才能进行;而催办则是文书部门的一项例行性工作,凡应催办的公文。文书部门应按承办时限的要求主动进行催办。

  2.查办的实质是督促检查,限期落实,是领导机关同官僚主义作风作斗争的一种手段,查办的重点在于查证落实;而催办作为收文处的一道程序,一般只是限于了解是否已经办理,对如何办理及办理结果是不大过问的。

  查办工作一般按以下程序进行:

  1.阅读有关材料,搞清查办的问题。

  2.查办立项。这是法定程序。立项内空包括五要素:A.确定查办的事由;B.明确办理要求;C.指明承办单位或承办人;D.规定完成时限;E.提出办结后的反馈要求。

  3.查办的办理。分两种情况:一种是转出交办;一种是由查办人员直接承办。

  4.查办的结果与反馈。(结果的几种情况:

  A.肯定的。即反映问题属实,按规定作了处理;

  B.否定的。即反映问题失实,向批示人、当事人说明了情况;

  C.部分肯定,部分否定。

  D.事件的范围有所扩大,即由一个问题涉及一片,或一个人的问题牵涉到同类事、同类人的问题。)

  5.立卷归档。

  3).注办。 是指对公文承办结束后,由经办人在公文处理单上所作的简要说明。

  注办一般包括以下内容:

  1.一般的传阅文件,在有关人员传阅完毕后,文书人员应注明阅毕的日期。

  2.需要办理复文的文件,办理后要注明“已复文”,并注上复日的日期和文号。

  3.用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接电话有、主要内容等,并由承办人签字。

  4.不需复文的文件要注明“已阅”、“已办”、“已摘记”等字样。

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