特殊公文格式

　　1.会议纪要

　　会议纪要用特定版头、报头印发，分别按其格式办理。大部分会议纪要，用专用版头印发。其主要有两种形式：(1)用通用的“会议纪要”版头印发;(2)用特定的会议纪要版头印发，例如：“×市委委常委会会议纪要”、“×市委常委办公会议纪要”等。不论用通用的会议纪要版头,还是用特定的会议纪要版头，其格式是一样的。即:版头部分占公文首页页面的1/3左右，版头部分用一条红色横线隔开。版头字用长宋体或小标宋体字套红印制;版头字下用4号仿宋体字(行政机关的公文用3号仿宋体字)居中排印年份与会议顺序号，例如：“〔2004〕第6次”;分年度编年度号和流水号;“〔20××〕第×次”。之下排印红色横隔线。横隔线之下，使用通用的“会议纪要”版头的，排印会议纪要的标题;使用特定的会议纪要版头的，排印正文。正文要说明会议的时间、地点、出席会议人员、会议内容及议定事项;正文之后排印参加会议的人员情况，即会议的主持人、出席人、列席人、记录人;参加会议人员情况之下、末页下端标注公文主题词;主题词之下标注分送(印发)单位;分送(印发)单位之下排印印制版记，其字体型号与用特定版头排印的公文相同。

　　2.信函式公文格式

　　信函式公文使用比较广泛，首页由发文机关全称或规范化简称加武文线与文武线组成，均套红印制。发文机关标识用小标宋体字，字号由发文机关酌定。

　　用16开型公文纸的，上边的武文线在发文机关名称之下3mm处，下边的文武线距页边18mm，有的省略了文武线。

　　用国际标准A4型公文纸的，发文机关名称的上边缘距上页边的距离为30mm;发文机关名称下4mm处为一条武文线，距下页边20mm处为一条文武线，两条线长均为170mm。每行居中排28个字。其他要素标注方法与用特定版头印制的公文相同。

　　3.简报

　　党的代表大会、人民代表大会、政协会议和其他重要的、召开时间较长的会议，除发会议材料之外，还编印会议简报。会议简报一般采取打印或铅印的形式发与会人员。其一般格式是：有报头“会议简报”或“×××会议简报”，用长宋体字或小标宋体字或行书体字印制;报头之下居中标注“第×期”;期数之下排印一条横线;横线的左上方排印“××会议秘书处”，右上方排印简报的成文日期“××××年×月×日”;横线之下排印标题及正文。一期简报可以排印一篇至几篇文章，其排印标准与用特定版头印制的公文相同;正文之后排印主题词和印制版记。会议简报与会议材料都要存档。

　　党政机关因工作需要，经常定期或不定期地编印一些简报，发有关单位，以沟通信息和指导工作。工作简报的名称由各机关根据工作需要确定。有的用“内参”、“××通报”、“参考材料”、“情况通报”等字印制。但是编印工作简报应从实际和工作需要出发，不能过多、过滥，均应按有规定分别报同级党委办公厅(室)或政府的办公厅(室)进行审批、登记，经登记之后才能编印工作简报。

　　工作简报的格式，其版头部分一般占公文首页页面的1/3左右,由各机关自己制定。版头字的字号未作统一规定，但要庄重、大方、美观，一经确定，不得轻易改变。版头字下居中标注发文字号或“第×期”;发文字号之下排印一条红线的横隔线;横隔线之下排印公文标题;标题之下排印正文;正文之后、末页下端排印公文主题词、印发范围和印制版记。用这些版头印制的公文，一般无主送机关，其字体型号与用特定版头印制的公文字体型号相同。

　　5.领导讲话稿

　　领导讲话稿，一般由领导人在会议上讲话时使用，也有作书面发言的。领导讲话之前，有的讲话稿已先印好;有的是待领导讲话之后，在会议上印发，并在报刊上公开发表，或在内参材料、通报材料中印发，也有不印发的。凡做会议材料、内参材料、通报材料印发的，分别按其格式印发。如果领导讲话之后，不另印发，只作存档备查。对于这样的讲话稿，应标明何人、何时在何种会议上的讲话。其中，有两级标题的，在主标题中阐明讲话主题内容，在副标题中标明在什么会议上的讲话，标题之下居中署讲话人姓名，姓名之下居中加圆括号用阿拉伯数字标注成文日期，年份不能简写。只有一个标题的，应在标题中标明在何种会议上的讲话，标题之下居中标注讲话人姓名，姓名之下居中加圆括号标注讲话日期;或者在标题中标明某某在什么会议上的讲话，标题之下居中标注讲话日期。正文之后、末页下端可标注公文主题词与印制版记。