文面格式(公文体式)

　　公文文面格式是指公文中各要素(各组成部分)的搭配、排列和标识规则，包括版面安排、字体型号、各要素的标识排序等。实际上，公文的文面格式是公文全部书面内容的结构。不同的朝代、不同的机关、不同类别的公文，有不同的文面格式。目前，各类机关的通用公文的格式大体相同，其文面格式由1.份数序号(份号)、2.密级和保密期限、3.紧急程度(等级)、4.发文机关标识、5.发文字号、6.签发人、7.公文标题、8.主送机关、9.正文、10.附件、11.成文日期、12.公文生效标识(印章)、13.附注、14.主题词、15.抄送机关、16.印机关和印发日期16个要素组成。这些要素按其所在的位置，又可分成眉首(文头)部分(前6个要素)、主体部分(中间7个要素)、版记(文尾)部分(最后3个要素)。

　　眉首部分，位于公文首页上部，一般占整个页面的1/3左右。党的机关用特定版头制发的公文，眉首部分与主体部分用两条各长60.5mm、宽0.7mm的红色横线中间加2号实体五角星隔开;行政机关的公文用一条长156mm、宽0.7mm的红色横线隔开,中间没有五角星;用电报传送的公文，眉首部分与主体部分用两条平行的黑色横线(密码电报为红色)隔开。用A4型公文纸，国家标准规定上报公文的眉首部分占55.89%，即166毫米。

　　主体部分位于眉首部分以下，版记部分之上。

　　版记部分位于公文最后一页下端，其中，印制版记包括印发机关、印发时间和印发份数3个要素(行政机关的公文只有前两个要素)。

　　眉首，包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。发文字号之下4mm处印一条红色反线与主体隔开。

　　一、公文份数序号

　　公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

　　使用份数序号主要是有密级的公文。其作用是便于机密文件的分发和回收，有利于提高受文机关和阅读者的保密责任感。一旦出了问题，也便于追查，明确责任归属。如发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号。发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向。因此，发文机关在发文和收文机关在收文时，都要登记份数序号。

　　二、秘密等级和保密期限

　　秘密等级就是公文内容涉密程度的等级。涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。我国《保密法》将秘密等级分为：绝密、机密、秘密三级。应根据公文内容恰当划分密级，不能过宽或过严。“绝密”是最重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害;“机密”是国家的秘密，泄露会使国家安全和利益受到严重损害;“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。在国家行政机关的公文中应按照上述要求在公文中标识公文的秘密等级。

　　如需标识秘密等级，用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如需同时标识秘密等级和保密期限用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用★号隔开。如“绝密★1年”。

　　三、紧急程度

　　紧急程度是指送达和办理公文的时限要求，目的是保证公文处理的时效性。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，其中电报应标“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

　　标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字;如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

　　四、发文机关标识

　　发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。如“江苏省人民政府文件”、“广州市公安局文件”;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。一般来说，行政机关的重要公文特别是上报的公文均应加“文件”两字。

　　联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”2字置于发文机关名称的右侧，上下居中排布;如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。可将发文机关字号缩小，行距缩小。

　　发文机关标识位置有两种。第1种用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm,也就是留出天头25mm(约2行)用于标识份数序号、密级和紧急程度。即使不需要标识这3项要素，也要留出这段空白。第二种仅限于上行文，即对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心为80mm，即要留出55mm的空白供上级机关批示文件用。

　　发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于“国务院文件”的字号(22mm×15mm)。

　　五、发文字号(文号)

　　发文字号的作用是便于分类归档，查找及引用。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。其位置在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，不要把“1999”简化为“99”，用六角括号“〔〕”括入，不要用方括号“[]”或半圆括号“()”。序号是发文的流水号，一般都按文件的形式统一编，即是哪一个部门主办的，只要是同一发文形式，就要统一按顺序编号。序号不编虚位(即1不编为01或001)，不加“第”字。如“苏府〔2001〕12号”，表示江苏省人民政府在2001年度内的第12号文。“粤府办〔2001〕2号”表示广东省人民政府办公厅在2001年度内发的第2号文。

　　发文字号中的机关代字，要由一定范围内的领导机关，对自己直属机关的单位代字统一编定，以免重复、混乱。编好后要保持稳定。机关代字一般由2个层次组成。第1层次是发文机关代字，第2层次是发文机关主办文件的部门的代字，如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等，“铁”代铁道部，“办”、“财”代主办这铁道部文件的铁道部的办公部门、财务部门。有的机关代字还包含其他的层次，如国务院发文的机关代字有“国发”、“国函”，“国”代国务院，而“发”和“函”则代“国务院文件”和“国务院函”这两种发文形式。

　　与其他机关联合行文，原则上应使用排列在前的机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。

　　发文字号之下4mm印一条与版心同宽的红色反线(实际掌握发文字号只要不贴红色反线即可)。

　　六、签发人

　　上行文应当注明签发人、会签人姓名。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。这时，发文字号不要居中。发文字号居左空1字，签发人居右空1字;签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

　　如果有多个签发人，或者有的文件按规定，还需要标注会签人，那么，发文字号应始终放在红色反线之上的最后一行，文件主办单位的签发人要始终放在最上面的位置;其他签发人或会签人在主办单位签发人之下按发文机关标识的顺序排列，最后的签发人或会签人要与发文字号同处一行平行排列;如果3行位置放不下，将红色反线下移，但排列顺序和原则不变。发文字号和最后一个签发人与红色反线仍保持4mm的距离。

　　第三节主体写作

　　主体部分由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件组成。主体在红色反线之下。

　　一、标题

　　按《办法》第10条第6项规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”这就是说公文标题一般由发文机关、事由(即主要内容或发文目的)、文种三部分构成，如《广州市人民政府关于整治东风路的通告》就由三部分构成。发文机关、事由、文种3项齐全的，称完全式标题。有时可根据实际情况省略其中1项或2项，如《关于召开全省社会主义精神文明建设工作会议的通知》，《中华人民共和国国务院令》和《通告》。这里第1例省略了发文机关;第2例省略了事由;第3例省略发文机关和事由。这类标题我们称之为省略式标题。要注意14种行政公文中大多数标题可省略其中1项或2项，但“议案”、“决定”的标题不能省略。

　　拟写公文标题，一要选准文种，要根据各种文种适用范围、发文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系选择适于表达公文内容的文种，这也是公文规范的要求。二要准确表述事由，即事由和公文内容要一致，如不一致就是题文不对，这会使读者产生困惑，因此影响公务办理。三是文字要简明，标题文字不要太长，太长了不醒目。文字应简约而明晰，简而不明也是不可取的。

　　公文标题应在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布;回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。请看下面的几个例子：

　　例1.××市人民政府关于全市安全生产大检查的通知

　　(“一字式排列”)

　　例2.××局关于开展打击

　　严重犯罪活动的请示

　　例3.审计署关于加强

　　内部审计工作的报告

　　(双行标题)

　　例4.转发省对口支援三峡库区工作

　　领导小组办公室关于对口支援三峡

　　库区近期工作方案的通知

　　(多行标题)

　　二、主送机关

　　主送机关，指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。位置在标题下空1行，左侧顶格，3号仿宋体字标识，回行时仍顶格;最后一个主送机关后标全角冒号。

　　主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

　　普发性下行公文，主送机关较多，一般使用泛称，如“省直属各单位”、“各省、自治区、直辖市人民政府”。

　　上行文的主送机关一般是1个。议案、请示、批复、函的主送机关只能是1个。公告、通告及部分事项性通知可不写主送机关。

　　主送机关要注意准确拟写。写哪个主送机关必须根据公文内容与机关职能决定，该写主送机关的决不能漏写，否则公文无法得到及时有效的送达和办理。

　　三、正文

　　正文在主送机关名称下1行，每自然段均要左空2字，回行顶格，数字、年份(用阿拉伯数码标识的)均不能回行，数字年份回行极易出现差错，也容易使读者看错。

　　正文用3号仿宋体字。正文是公文的核心部分。正文包括原由、事项和结尾3部分。

　　四、附件说明

　　公文附件是公文正件的附属材料，也即是补充说明正文内容的材料，如图表、名单、规定、被转发的文件等。附件是公文正文内容组成部分，与公文正文具有同等效力。

　　公文有的有附件，有的没有附件，公文如有附件应注明附件序号和名称，在正文下空1行左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

　　附件如有序号应使用阿拉伯数码(如“附件：1.××××××”)，附件名称后不加标点符号。

　　附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件(或带序号)。

　　五、成文日期

　　成文日期指公文生效的时间。

　　成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。电报以发出日期为准。会议通过的公文，以通过的时间为准;法规性公文以公布生效的时间为准。

　　成文日期应用汉字将年、月、日标全;“零”写为“○”。不能将阿位伯数字与汉字混用。

　　单个机关行文时，成文日期右空4字。由于印章一般要盖在成文日期上，多个机关联合行文时成文日期要依印章的位置而定。

　　六、公文生效标识

　　公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或者签署人姓名。

　　公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。一般情况除了会议纪要之外，不加印章视为无效。

　　单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文日期。成文日期右空4字;加盖印章应上距正文2mm——4mm即一行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。

　　当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上。

　　当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

　　联合上报的公文，由主办机关加盖印章;联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。

　　当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期。只能采用同种加盖印章方式，即要下套均下套，要中套均中套，以保证印章排列整齐。两印章互不相交相切，相距不超过3mm。其余要求与一个印章相同。

　　三个单位联合行文时，为防止出现空白印章，所有行文单位都要署单位名称，将印章加盖在单位名称上，这样便不会出现空白印章。

　　当联合行文需加盖3个以上印章时，印章每排最多排3个。主办机关的印章在前，协办机关的印章按照发文机关标识的顺序依次排布。当最后一排剩下1个印章或者2个印章时，应居中排布。成文日期标识在最后一排印章之下空1行位置，右空2字。同样应保证印章既不相交也不相切，每排印章中心线应对齐。

　　特殊情况说明：

　　当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

　　七、附注

　　公文需说明其它事项时用附注。

　　公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期和印章之下、版记之上。

　　附注一般是对公文发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至县团级”、“此件可见报”等，不是对公文内容做出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决，这一点在使用附注时要加以注意。

　　版记写作

　　版记部分由主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、印刷份数组成。

　　一、主题词

　　主题词是用于揭示公文内容便于公文检索查询的规范词语。主题词的主要作用是方便电脑存储和检索文件。

　　“主题词”三个字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号;词目用3号小标宋体字;词目之间空1字。

　　上行文按上级机关要求标注主题词。应坚持“谁办文谁标引”的原则，词目选择要使用主题词表。公文主题词表通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。如国家行政机关公文主题词由国务院办公厅编制的《国务院主题词表》规定。

　　二、抄送机关

　　抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。其位置在主题词下1行，左右各空1字，用3号仿宋体字标“抄送”，后标全角冒号，抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

　　三、印发机关和印发日期、印刷份数

　　印发机关，是指具体主办、制发公文的部门。一般是机关的办公室(厅)或秘书科(处)。

　　印发机关和印发日期位于抄送机关之下，(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

　　有的公文还要标注印刷份数，份数标在最后一行，下面不用反线。

　　四、版记的位置及版记中的反线

　　版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。

　　版记中各要素之下均应加一条反线，宽度同版心。