催款信的措辞和结构

　　1.概述

　　催款信的语气一开始应比较温和，而后逐渐强硬。第一封提示函通常为月结单，显示过期的未结款项。第二封通常格式较为正式，用不同的颜色(常为红色)打印。

　　2.催款信内的基本要素

　　① 显示欠款金额;

　　② 表明拖欠时间;

　　③ 为挽救这一情况向对方提出具体要求。

　　⑴ 时间间隔

　　⑵ 催款信的内容

　　3.催款信的措辞

　　⑴ 催款信一般有三个要素：

　　① 摆明事实

　　② 要求付款

　　③ 催促付款。

　　Ⅰ.摆明事实

　　摆明事实的时候应提及前一封信或上一次电话交谈，并指出账务详情和未结账款的金额。

　　A.提及前一封信、传真或上一次电话交谈

　　B.通报过期未结账款的详情来表明事实，引起对方注意。可向对方通报过期

　　未结账款的详情

　　C. 通报过期未结账款的详情并表示担忧此事

　　Ⅱ.要求付款

　　下一步是要求对方付清过期未结账款。下列例句十分常见：

　　① We expect to receive payment within the next three days.

　　② We should be grateful if you could settle your account within the next three days.

　　Ⅲ.催促付款

　　说服对方偿付账款有两种方法。

　　A. 提出其他更好的付款方案，一般要求对方立即结清首期款项，余下的账款分期错开(staggered)支付。

　　B. 用遗憾的语气提出警告，表明若不按时支付将采取进一步行动。

　　Ⅰ.提出其他付款方法

　　① In the light of your present financial difficulties, we are　prepared to accept an immediate payment of US$1,600 with the　balance being settled over the next two months.

　　② If you prefer, we should be prepared to accept a series of　staggered payments over the coming three months.

　　Ⅱ.提出进一步采取措施的警告

　　If you are unable to settle your account by the end of next week,　I am afraid we will be forced to pass the matter over to our legal　department.

　　u 上述斜体部分也可以这样表达：

　　① We regret we shall have no alternative but to…

　　② I greatly regret that I shall be obliged to…

　　③ Unfortunately, I shall be compelled to…

　　④ Regrettably I shall have no choice but to…

　　Ⅲ.除了诉诸法律外，还可以用其他手段威胁，提出警告。

　　① We should hate to lose a valued customer like yourself.

　　② We hope that this temporary problem will not stop our doing　business with you in the future.