称 呼

　　商业信件和传真常用以下方式开头：

　　·Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Wang(表示写信人知道收信人的姓名和性别);

　　·Dear Sir 或Dear Madam(表示写给一位有具体职衔的人，如Sales Manager,

　　Chief Accountant 等，而且写信人知道对方的性别);

　　·Dear Sir or Madam(表示写给一位有具体职衔而写信人又不知其性别的人);

　　·Dear Sirs (表示写给一家公司，没有明确的收信人)。

　　称呼中的第一个单词和其他所有名词的第一个字母均须大写。

　　事 由

　　写明事由可以使收信人对信件或传真的内容一目了然。

　　信 文

　　全齐头式(full-blocked)书信，每个段落都从左边空白处开始写起，右边空白处必须尽量对齐，不能把单词断开。

　　在齐头式书信或传真中，信文也是从左边空白处开始写起，在事由下面空一行。

　　信 尾

　　传真的信尾一般都很简短(通常只有结尾敬辞和署名)，而书信的信尾内容则相对较长。

　　结尾敬辞

　　一般来说， 书信和传真结尾敬辞都使用 “Yours sincerely” 或 “Yours faithfully” 。称呼为“Dear Mr/Mrs/Miss/Ms…”时结尾用“Yours sincerely”。称呼为“ DearSir/Sir or Madam/Sirs”时结尾则用“Yours faithfully”。

　　信末签名

　　写信人既可代表本人签名，也可代表公司签名。如：

　　Yours faithfully

　　For precision Airconditioning Co (Pte) Ltd

　　Yvonne Chong

　　Ms Yvonne Chong

　　Regional Sales Manager (Singapore)

　　信末签名位于左边空白处。在结尾敬辞或公司名称下面留出三行签名的位置，然后再打上写信的姓名、职衔及/或部门。